고객 교환품이 돌아오면 반품입고와 교환입고 중 무엇으로 처리해야 할까?
고객의 색상·사이즈 교환으로 돌아온 상품과 거래처가 보내온 업체불량 교환품을 구분하는 기준을 설명합니다. 상품이 실제로 들어온 경로에 따라 반품입고·교환입고·실입고를 선택하고, 입고 기록과 검품 결과를 분리해 관리하는 방법을 정리합니다.
고객에게 출고했던 상품이 색상·사이즈 교환을 위해 실제로 돌아왔다면 반품입고로 처리합니다. 고객 요청은 ‘교환’이지만, 입고유형은 요청명이 아니라 상품이 들어온 경로를 기준으로 선택하기 때문입니다. 고객에게 새로 보낼 상품은 회수품 입고와 구분해 별도로 재출고합니다.
교환입고는 업체불량으로 거래처에 보낸 상품을 공급처가 교체해 실제로 보내왔을 때 사용하는 유형입니다. 정상적으로 새로 사입한 상품은 실입고로 구분합니다. 이 글에서는 세 입고유형의 판단 기준과 옵션별 기록 방법, 입고 후 검품 원칙, 피디온에서의 처리 순서를 정리합니다.
- 판단 기준은 “이 상품을 누구에게서, 어떤 거래의 결과로 받았는가?”입니다.
- 고객 회수품은 반품입고, 정상 사입품은 실입고, 업체불량에 대한 공급처 교체품은 교환입고로 기록합니다.
- 돌아온 옵션과 새로 출고할 옵션의 재고 이동은 상계하지 않고 SKU별 입고와 출고로 각각 남깁니다.
- 입고유형은 이동 경로를 기록하고, 재판매 가능 여부는 입고 후 검품에서 별도로 판단합니다.
- 피디온에서는 고객 회수 이력을 유지한 채 필요 시 업체불량으로 출고하고, 거래처 교체품이 실제 도착한 뒤 기존 업체불량 건과 대조해 교환입고합니다.
먼저 답하면, 고객 교환 회수품은 반품입고입니다
고객에게 출고했던 상품이 색상·사이즈 교환이나 불량 교환을 위해 실제로 돌아왔다면 **반품입고**를 선택합니다. 고객의 요청은 ‘교환’이지만, 지금 창고에 들어온 상품은 과거 고객에게 출고했다가 다시 회수한 상품이기 때문입니다. 반품입고는 환불할 상품에만 사용하는 유형이 아니라, 고객 출고상품의 회수 경로를 기록하는 입고유형입니다.
고객에게 새로 보낼 색상·사이즈 상품은 회수품 입고와 상계하지 않고 교환 주문에 따른 재출고 대상으로 구분합니다. 예를 들어 기존 옵션이 돌아오고 다른 옵션이 나간다면, 돌아온 옵션의 수량은 입고로 기록하고 새 옵션의 수량은 출고로 기록해야 SKU별 재고 변동이 정확하게 남습니다.
- 고객에게서 돌아온 상품: 반품입고
- 업체불량으로 거래처에 보낸 뒤 받은 교체품: 교환입고
- 거래처에서 정상적으로 새로 사입해 받은 상품: 실입고
입고유형은 ‘교환 요청’이 아니라 ‘들어온 경로’로 고릅니다
입고유형을 선택할 때는 “고객이 무엇을 요청했는가?”가 아니라 **“이 상품을 지금 누구에게서, 어떤 거래의 결과로 받았는가?”**를 확인합니다. 주문·CS 화면의 고객 교환은 회수와 재출고를 관리하는 업무 유형이고, 재고 화면의 교환입고는 거래처에 보낸 업체불량 상품의 교체품이 돌아온 경로입니다. 이름은 비슷하지만 기록하는 대상이 다릅니다.
입고 등록 전에는 보내온 주체만 보지 말고 연결된 거래까지 함께 확인해야 합니다. 같은 거래처에서 도착했더라도 정상 발주분이면 실입고이고, 기존 업체불량 건을 해결하기 위해 보내온 교체품이면 해당 업체불량 건과 도착 상품·옵션·수량을 대조한 뒤 교환입고합니다. 고객 교환에 필요한 재고가 부족해 거래처에서 옵션을 새로 구입한 경우도 공급처 교체가 아니라 정상 사입이므로 실입고입니다.
- | 지금 실제로 들어온 상품 | 들어온 경로 | 선택할 입고유형 | |---|---|---| | 고객에게 출고했다가 교환을 위해 회수한 상품 | 고객 출고상품 회수 | **반품입고** | | 정상 발주·사입 후 거래처에서 도착한 상품 | 정상 사입 | **실입고** | | 업체불량으로 거래처에 보낸 상품 대신 도착한 교체품 | 공급처 교환 | **교환입고** |
- 경계 사례: 고객에게 보낼 교환 옵션이 부족해 거래처에서 새로 사입했다면 고객 교환과 관련된 구매라도 **실입고**입니다.
- 발주했지만 실물이 아직 도착하지 않은 수량에는 입고유형을 선택하지 않습니다. 피디온의 **미송**은 입고방식이 아니라 아직 도착하지 않은 사입수량을 관리하는 상태입니다.
검정 M이 돌아오고 검정 L을 보내는 경우의 처리 흐름
최초 출고 내역이 검정 M이고 고객이 검정 L로 교환을 요청했으며 실제 회수품도 검정 M이라면, 먼저 원주문과 교환 접수 내용을 확인합니다. 이어 도착한 상품의 SKU·색상·사이즈·수량을 원출고 내역과 대조한 뒤, 고객에게서 돌아온 검정 M을 반품입고로 기록하고 상품 상태를 검품합니다.
검정 L은 회수품의 입고 처리가 아니라 고객에게 새로 나가는 상품이므로 교환 주문에 연결해 별도로 출고합니다. 전산에는 검정 M 1개 입고와 검정 L 1개 출고를 각각 남겨야 합니다. 두 이동을 수량 없이 ‘교환 완료’ 한 건으로 상계하면 옵션별 재고와 이동 이력을 정확히 추적할 수 없습니다.
- 원주문에서 최초 출고 옵션과 수량을 확인합니다.
- 실제 도착한 검정 M의 SKU·옵션·수량을 대조해 반품입고합니다.
- 검품을 마친 뒤 검정 L을 교환 주문에 연결하여 별도 출고합니다.
처리 기록은 ‘검정 M 반품입고 1개 → 검정 M 상태 검품 → 검정 L 교환 재출고 1개’로 나눕니다. 수량 이력상 검정 M은 1개 증가하고 검정 L은 1개 감소합니다. 다만 M의 판매 가능 수량 반영 여부는 검품 결과에 따라 별도로 판단합니다. 회수한 M에서 공급처 책임 하자가 발견되어도 기존 반품입고 기록을 교환입고로 바꾸지 않습니다. 고객 회수 이력은 유지하고, 이후 공급처 교환이 필요한 상품으로 연결합니다.
입고 사실과 판매 가능 여부는 따로 확인합니다
입고유형은 상품이 어디에서 어떤 경로로 들어왔는지를 기록하는 항목입니다. 반면 검품은 그 상품을 다시 판매할 수 있는지 판단하는 별도 단계입니다. 따라서 고객 회수품의 입고이력을 남겼다는 사실만으로 정상 판매재고 판정까지 끝난 것은 아니며, 입고 직후 실물 상태를 따로 확인해야 합니다.
검품 결과가 재판매 가능, 손질·재포장 필요 또는 공급처 교환 필요로 달라지더라도 이미 기록한 입고 경로를 덮어쓰지 않습니다. 특히 교환입고 전에는 단순히 거래처에서 발송했다는 사실만 확인해서는 안 됩니다. 기존 업체불량 건, 거래처와 협의한 상품·옵션·수량, 실제 도착품을 서로 대조한 뒤 해당 건의 공급처 교체품인지 판단해야 합니다.
- 원주문과 회수 SKU가 일치하는지 확인합니다.
- 색상·사이즈·수량을 실물 기준으로 확인합니다.
- 오염·냄새·훼손과 택·포장·구성품 상태를 점검합니다.
피디온에서는 이렇게 처리합니다
피디온에서는 입고유형을 고객의 요청 명칭이 아니라 상품이 실제로 들어온 경로에 따라 구분합니다. 고객에게 출고했던 상품이 반품이나 교환으로 실제 돌아오면 정상·불량 여부와 관계없이 먼저 반품입고합니다. 이 단계에서는 ‘고객에게 나갔던 상품이 다시 들어왔다’는 입고 근거와 SKU별 수량 이력을 남기며, 판매 가능 여부는 반품입고 후 검품과 양품화 과정에서 별도로 판단합니다.
검품 결과 다시 판매할 수 있는 상품은 정상적인 재고 운영에 사용합니다. 반면 거래처 책임으로 교환해야 할 하자, 오염, 파손, 색상·사이즈 오류 또는 다른 상품 입고 등이 확인되면 기존 반품입고 이력을 변경하거나 삭제하지 않습니다. 해당 상품을 업체불량으로 출고한 뒤 ‘업체불량상품관리’에서 공급처 교환 진행 상황을 관리합니다. 이렇게 해야 고객 회수 이력과 거래처로 보낸 이력이 각각 남습니다. 업체불량상품관리에서는 처리대기·처리전·처리중·처리완료 상태를 사용하며, 교환상품은 처리중 상태부터 사입발주서에 반영됩니다. 다만 상태가 변경되거나 발주서에 반영됐다는 이유만으로 재고를 먼저 늘려서는 안 됩니다. 거래처가 보낸 교체품이 실제 도착하면 기존 업체불량 건의 상품·옵션·수량과 도착한 실물을 대조한 뒤 교환입고합니다. 도착하지 않은 상품은 교환입고하지 않습니다. 거래처와 협의했다면 동일 상품뿐 아니라 다른 색상·사이즈 또는 전혀 다른 상품도 기존 업체불량 건의 교체품으로 받을 수 있습니다. 이 경우 새로 받은 SKU가 기존 SKU와 같은지만 볼 것이 아니라, 해당 도착품이 어느 업체불량 건을 해결하기 위한 것인지 확인해야 합니다. 상품과 수량을 대조하고, 사입금액 차이가 있다면 해당 공급처의 차입 관련 처리에 반영될 수 있습니다. 실제 교환 가능 범위와 금액 처리조건은 거래처와의 협의내용을 기준으로 판단합니다.
- 고객 회수품: 반품입고 → 검품·양품화
- 공급처 교환 대상: 반품입고 이력 유지 → 업체불량 출고 → 상태 관리
- 공급처 교체품 도착: 기존 업체불량 건과 실물 대조 → 교환입고 도착 전에는 전산상 교환입고 금지
자주 묻는 질문
다음 질문들은 고객이 사용한 ‘교환’이라는 표현과 공급처 교환 절차가 겹칠 때 자주 발생합니다. 고객의 주장, 검품 결과, 거래처와의 협의 결과를 한 단계로 합치지 않고 각각 확인하는 것이 중요합니다.
특히 업체불량 상태가 진행 중이거나 거래처가 대체 상품을 보내기로 했더라도 교환입고의 기준은 실제 도착입니다. 도착 전에는 예정된 교환상품과 현재 보유재고를 구분하고, 도착 후에는 기존 업체불량 건과 상품·옵션·수량을 대조해야 중복 입고나 다른 사입분과의 혼입을 줄일 수 있습니다.
- Q. 고객이 불량을 이유로 교환했으면 처음부터 공급처 교환품으로 볼 수 있나요? A. 아닙니다. 고객에게서 상품을 회수한 사실과 공급처가 책임져야 할 불량인지 판정하는 일은 별개입니다. 우선 고객 회수품으로 입고 이력을 남기고 검품한 뒤, 거래처 교환이 필요한 문제로 확인됐을 때 업체불량 여부를 결정합니다.
- Q. 거래처가 교환상품을 아직 보내지 않았다면 어떻게 하나요? A. 해당 업체불량 건의 교환 상태는 업체불량상품관리에서 관리하되, 실물이 도착하기 전에는 교환입고하지 않습니다. 거래처가 발송을 약속했거나 처리 상태가 진행 중이어도 실제 재고가 들어온 것은 아니므로 수량을 미리 증가시키지 않습니다.
- Q. 거래처가 업체불량 상품 대신 다른 색상·사이즈나 전혀 다른 상품을 보내면 어떤 입고인가요? A. 거래처와 협의하여 기존 업체불량 건을 해결하기 위해 실제로 받은 교체품이라면 교환입고가 될 수 있습니다. 입고 전에 기존 건과 도착 상품을 연결하고 SKU·옵션·수량을 확인해야 하며, 상품이 달라 사입금액 차이가 생겼다면 공급처의 차입 관련 처리 여부도 협의내용에 따라 확인합니다.
자주 묻는 질문
고객이 색상이나 사이즈 교환을 위해 보낸 상품은 반품입고와 교환입고 중 무엇으로 처리하나요?+
고객에게 출고했던 상품이 돌아오면 반품입고로 처리합니다. 주문상의 ‘교환’은 고객 요청 유형이며, 재고상의 ‘교환입고’와는 기준이 다릅니다. 예를 들어 검정 M이 돌아오고 검정 L을 다시 보낸다면, M은 반품입고하고 L은 교환 주문에 따라 별도로 출고합니다.
고객이 불량품을 보냈고 거래처에서 새 상품을 받았다면 입고이력을 어떻게 나눠야 하나요?+
고객에게서 회수한 불량품은 먼저 반품입고하고, 검품 후 거래처 교환이 필요하면 해당 이력을 유지한 채 업체불량으로 출고합니다. 이후 기존 업체불량 건과 실제 도착한 교체품의 상품·옵션·수량을 대조한 뒤 교환입고합니다. 정상 발주로 받은 상품은 실입고 대상입니다.
반품입고한 상품은 바로 판매 가능한 재고로 사용해도 되나요?+
반품입고는 고객에게서 돌아온 경로와 수량을 기록하는 처리일 뿐, 판매 가능 판정을 의미하지 않습니다. 입고 후 실제 SKU와 수량을 확인하고 오염·훼손·구성품 누락 등 상품 상태를 별도로 검품해야 합니다. 검품 결과에 따라 재판매하거나 업체불량 출고로 연결합니다.
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