사입봉투에 거래명세서도 품번도 없다면 어느 상품으로 입고해야 할까?
거래명세서·품번·바코드가 없는 동대문 사입상품을 받았을 때 미개봉 증거를 남기고, 발주·미송 기록과 실물을 대조해 정확한 상품·옵션 SKU를 확정하는 절차를 안내합니다.
거래명세서나 품번이 없는 사입상품은 외형이 가장 비슷한 상품으로 입고하면 안 됩니다. 도착 사실은 봉투와 실물 사진, 수거일, 수량, 인계 정보로 남기되 거래처·상품·색상·사이즈·수량·입고 경로가 확인될 때까지 특정 SKU의 판매재고로 반영하거나 고객 주문에 배정하지 않습니다.
먼저 봉투 표기와 수거일을 보존하고 해당 거래처의 최근 사입발주, 현재 미송, 입고예정 내역, 교환품 기록을 확인합니다. 이후 택·케어라벨·디테일·실측·수량으로 후보를 대조하고, 하나로 확정되지 않으면 원래 봉투와 함께 분리해 둔 뒤 사진과 후보 정보를 묶어 거래처에 확인합니다.
- 미확인 상품에는 조사용 임시번호만 붙입니다. 임시번호를 상품·옵션 SKU나 내부 바코드로 사용하지 않습니다.
- 외형, 색상명, 도착수량, 급한 주문은 후보를 좁히는 단서일 뿐입니다. 확정하려면 발주·미송·거래처 답변 등의 거래 근거와 택·디테일·실측 등의 상품 근거가 함께 맞아야 합니다.
- 발주수량에서 과거 실입고수량을 단순 차감한 값은 조정·취소·교환 이력에 따라 실제 잔량과 다를 수 있습니다. 보조 계산값으로만 보고 현재 관리 중인 미송 기록과 실제 이력을 우선 확인합니다.
- 피디온에서는 신원이 확정된 정상 사입 도착분만 실입고하고, 아직 도착하지 않은 발주수량은 미송으로 관리합니다. 업체불량으로 거래처에 보냈던 상품의 교환품으로 확인되면 교환입고를 사용합니다.
- 확정된 상품·옵션 SKU에 연결하는 바코드는 자사 재고관리와 출고 전 검수용입니다. 공식 GTIN이나 거래처 품번과 같은 개념으로 취급하지 않습니다.
품번이 없으면 ‘가장 비슷한 상품’으로 입고하지 않는다
봉투가 매장에 도착했다는 사실과 특정 옵션 SKU의 판매재고가 확보됐다는 판단은 별개다. 도착 일시, 수량, 봉투와 상품 사진은 즉시 남기되, 거래처·상품·색상·사이즈·수량·입고 경로가 확인되기 전에는 닮은 SKU로 입고하지 않는다. 발주·미송 기록과 연결되지 않은 현물은 고객 주문에도 배정하지 않는다.
외형, 색상명, 수량은 후보를 좁히는 단서일 뿐 확정 근거가 아니다. 비슷한 디자인이 같은 거래처에 존재할 수 있고, 아이보리·크림처럼 옵션명이 겹치며, 서로 다른 발주잔량이 우연히 같을 수도 있다. 출고가 급한 주문이 있다는 사정도 상품의 신원을 증명하지 않으므로 식별 기준을 낮춰서는 안 된다.
- 도착 사실은 사진·일시·수량으로 기록하되 판매재고는 생성하지 않는다.
- 거래처, 상품, 색상, 사이즈, 수량, 입고 경로를 모두 확인한 뒤 해당 옵션 SKU에 반영한다.
- 미확인 상품은 원래 봉투와 함께 출고상품에서 분리하고 조사용 임시번호만 붙인다. 임시번호는 SKU나 내부 바코드로 전환하지 않는다.
개봉 전에는 봉투 표기와 인계 흔적부터 보존한다
봉투를 옮기거나 뜯기 전에 놓여 있던 상태에서 앞면·뒷면·밀봉 부위를 촬영한다. 손글씨, 스티커, 운송장이나 사입 운반 표기는 확대 사진도 남긴다. 여러 봉투가 끈이나 큰 봉투로 함께 묶여 왔다면 묶음 전체를 먼저 촬영한 뒤 개별 봉투를 찍어, 어느 봉투가 같은 인계 단위였는지 확인할 수 있게 한다.
봉투 표기는 의미를 추측해 정리하지 말고 보이는 원문 그대로 옮긴다. 상호 약칭, 건물·층·호수, 색상이나 수량처럼 보이는 문자도 임의로 풀어 쓰지 않는다. 거래처가 불확실하면 확정 상호가 아니라 후보로 기록하고, 수거일·도착일·인계자·함께 온 봉투 수·찢김이나 재밀봉 흔적을 덧붙인다.
- 각 봉투에 조사용 임시번호를 부여하고 사진 파일 또는 기록표에 같은 번호를 남긴다.
- 원문 표기와 운영자의 해석이 필요하면 별도 칸에 나눠 적어 원본 정보를 보존한다.
- 개봉한 상품은 확인이 끝날 때까지 원래 봉투와 함께 두고 다른 입고상품과 섞지 않는다.
거래처와 날짜로 후보를 좁힌 뒤 실물을 대조한다
개봉한 상품을 전체 상품목록의 사진과 비교해 ‘가장 닮은 상품’을 찾는 방식은 피한다. 먼저 봉투에 남은 상호·건물·층·호수·약칭과 수거일을 기준으로 거래처를 특정하고, 해당 거래처의 당일 및 최근 사입발주, 현재 관리 중인 미송, 입고예정 안내, 일부 수량만 들어온 발주를 모은다. 업체불량으로 보낸 상품의 교환품이 도착할 예정이었다면 그 내역도 후보에 포함한다.
후보를 모은 뒤에는 거래 기록과 실물 속성을 서로 교차 확인한다. 발주수량에서 과거 실입고수량을 뺀 값은 후보를 찾는 보조 계산값일 뿐이다. 중간에 수량 조정, 발주 취소, 옵션 변경, 거래처 교환이 있었다면 실제 잔량과 달라질 수 있으므로 현재 관리 중인 미송 기록과 발주·입고·교환 이력을 우선한다. 그다음 각 후보의 디테일과 옵션, 택, 실측, 실제 도착수량을 함께 비교한다.
- 구조·디테일: 카라, 소매단, 단추, 지퍼, 주머니, 절개선, 안감과 밑단 형태를 확인한다.
- 옵션·표시: 실제 색상과 발주 색상명, 사이즈택, 행택, 케어라벨의 문구·혼용률·봉제 위치를 대조한다.
- 실측·수량: 같은 측정 기준으로 여러 부위를 재고 후보별 기준치와 비교한 뒤, 옵션별 도착수량까지 확인한다. 하나의 치수나 수량 일치만으로 확정하지 않는다. 단, 거래처가 확인해 준 상품명·옵션·수량이 있다면 거래 근거로 함께 보존한다. 상품 식별에는 거래처·봉투·발주·현재 미송·교환 이력 같은 거래 근거와 디테일·옵션·택·실측 같은 상품 근거가 모두 필요하다. 출고를 기다리는 고객 주문이 있거나 주문량이 많다는 사실은 어느 상품인지 증명하지 못하므로 식별 근거에서 제외한다.
후보가 둘 이상이면 사진과 옵션 정보를 묶어 거래처에 확인한다
후보가 둘 이상 남으면 육안 판단으로 하나를 선택하지 말고 거래처가 바로 구분할 수 있는 자료를 보낸다. 봉투 앞뒤와 원문 표기 확대, 상품 앞뒤, 카라·소매·단추·지퍼·주머니처럼 후보 간 차이가 나는 부분, 행택·사이즈택·케어라벨을 선별한다. 주요 부위에 줄자를 댄 실측 사진과 여러 장이라면 전체 수량이 한눈에 보이는 사진도 포함하되, 흐릿하거나 같은 장면을 반복한 사진은 제외한다.
사진에는 수거일과 도착일, 봉투 원문 표기, 실제 수량, 택에 표시된 색상·사이즈, 비교 중인 후보 상품명을 함께 적는다. 각 후보의 현재 미송 기록도 표시하면 거래처가 발주 내역과 대조하기 쉽다. 답변을 받은 뒤에는 확인 일시, 답변자, 거래처 상품명 또는 품번, 색상·사이즈, 확인 수량과 연결할 자사 옵션 SKU를 기록하고, 메신저 캡처나 통화 메모를 입고 판단의 근거로 남긴다.
- 문의 전에 후보마다 발주·현재 미송·교환 이력을 다시 확인해 이미 취소되거나 처리된 건을 제외한다.
- 색상 사진은 필터를 사용하지 않고 밝은 곳에서 촬영하며, 실측은 자사 상품정보와 같은 시작점과 방식으로 잰다.
- 거래처에는 ‘무슨 상품인가요?’라고만 묻지 말고 정확한 상품명 또는 품번, 색상, 사이즈, 수량을 모두 답해 달라고 요청한다.
10/25 수거·10/26 도착, 봉투 표기 `디오 3F 217 / 홍 / 2`입니다. 실물 2장, 택 F이며 어깨 38·가슴 49·총장 61cm입니다. 후보는 루아 BL 아이보리 F 미송 2장 / 세나 BL 크림 F 미송 2장입니다. 첨부 상품의 정확한 상품명 또는 품번·색상·사이즈·수량을 확인 부탁드립니다.
확정 체크포인트와 피디온에서의 입고 기준
입고를 승인하기 직전에는 거래처, 상품, 색상·사이즈, 실제 수량, 연결할 자사 SKU가 각각 근거와 일치하는지 확인합니다. 여기에 상품이 정상적인 사입 도착분인지, 과거에 업체불량으로 거래처에 보낸 상품의 교환품인지까지 확인해야 올바른 입고 경로를 선택할 수 있습니다. 어느 한 항목이라도 불명확하면 확인 작업은 끝난 것이 아닙니다.
잘못 확정하면 선택한 SKU에는 실물 없는 허위 재고가 생기고, 실제 상품의 SKU는 부족한 상태로 남습니다. 그 결과 미송잔량, 주문 배정, 거래처별 매입 근거가 차례로 어긋나며, 잘못 연결한 내부 바코드가 이후 출고 검수에도 사용될 수 있습니다. 발주수량에서 기존 입고수량을 단순히 뺀 값은 조정·취소·교환 이력에 따라 달라질 수 있으므로 보조값으로만 보고, 현재 기록된 미송잔량을 우선 확인합니다. 피디온에서는 정상적인 사입 과정으로 실제 도착했고 신원이 확정된 수량을 실입고합니다. 발주했지만 아직 들어오지 않은 나머지 수량은 미송으로 관리합니다. 미송은 실제로 도착하지 않은 사입수량을 추적하는 상태이며, 신원을 모르는 현물을 임시 보관하는 입고유형이 아닙니다. 업체불량으로 거래처에 보냈던 상품의 교환품임이 확인되면 실입고가 아니라 교환입고를 사용합니다.
- 거래처·상품·색상·사이즈·실수량을 근거와 대조합니다.
- 입고 경로가 정상 사입 도착분인지 업체불량 교환품인지 확인합니다.
- 확정된 상품·옵션에만 자사 SKU와 내부 재고·검수용 바코드를 연결합니다. 이 바코드는 공식 GTIN이나 거래처 품번과 같은 개념이 아닙니다.
자주 묻는 질문
Q1. 이미 봉투를 개봉해 여러 상품과 섞었다면 어떻게 해야 하나요? 남아 있는 봉투와 운송 사진, 행택·케어라벨, 상품 디테일과 실측을 다시 모은 뒤 거래처별 발주 및 현재 미송 기록과 대조해 후보를 분리합니다. 상품마다 조사용 임시표를 붙여 다시 섞이지 않게 두고, 근거가 부족하거나 후보가 둘 이상 남으면 거래처의 확인을 받기 전까지 특정 SKU로 확정하지 않습니다.
Q2. 거래처가 바로 답하지 않으면 도착수량만 먼저 재고에 넣어도 되나요? 봉투 사진, 도착 일시, 실수량, 택과 실측 등 도착 사실과 조사 자료는 남겨야 합니다. 그러나 어느 상품·옵션의 수량인지 확정되지 않았다면 판매·출고 가능한 재고나 고객 주문 배정 수량으로 반영하지 않습니다. 원래 봉투와 실물을 함께 보관하고 거래처 답변을 기다립니다. Q3. 확인 결과 발주상품이 아니라 다른 상품이 온 것으로 밝혀지면 어떻게 하나요? 잘못 받은 상품을 원래 발주 SKU로 입고해서는 안 됩니다. 거래처와 반송 또는 교환 여부를 협의한 뒤 후속 처리해야 하며, 업체불량 출고와 거래처 교환, 교환입고의 상세 절차는 별도 운영가이드를 따릅니다.
- 개봉 후 섞였더라도 남은 증거와 발주·미송 기록으로 상품별 후보를 다시 나눕니다.
- 거래처 답변 대기 중인 현물은 판매재고와 주문에 반영하지 않습니다.
- 오배송 상품은 원래 SKU로 맞춰 넣지 말고 거래처 협의 후 별도 절차로 처리합니다.
자주 묻는 질문
거래명세서와 품번이 없는 사입봉투는 개봉 전 무엇을 기록하고, 실물은 어떤 순서로 대조해야 하나요?+
먼저 봉투 앞·뒤, 밀봉 상태, 표기, 운송 정보를 촬영하고 거래처 후보·수거일·도착일·인계자를 기록하세요. 개봉 후에는 거래처와 수거일로 발주·미송 후보를 좁힌 뒤 수량, 상품 구조, 색상, 사이즈, 택·케어라벨, 실측 순으로 대조합니다. 미송수량은 단순 계산보다 피디온의 현재 기록을 우선 확인합니다.
비슷한 후보 상품이 둘 이상이면 거래처에 무엇을 보내야 하며, 추정 SKU로 먼저 입고해도 되나요?+
봉투 전체와 표기, 상품 앞·뒤, 구분되는 디테일, 행택·사이즈택·케어라벨, 실측 및 전체 수량 사진을 보내세요. 수거일, 후보 상품·옵션, 발주수량과 미송잔량도 함께 전달해 정확한 상품명·옵션·수량을 확인받습니다. 추정 SKU 입고는 허위재고, 오배정, 미송 차감 오류와 잘못된 바코드 검수를 유발할 수 있습니다.
상품이 확정된 뒤 피디온에서는 실입고와 교환입고를 어떻게 구분하고 바코드는 언제 사용하나요?+
정상 사입품의 실제 도착분은 실입고하며, 업체불량으로 거래처에 보냈던 상품의 교환품이 돌아온 경우에만 교환입고합니다. 경로까지 확인한 뒤 상품·옵션 SKU에 수량을 연결하고 자사 내부 재고·검수용 바코드를 사용하세요. 이후 출고 전 스캔으로 주문상품과 실물의 일치 여부 및 해당 시점의 취소 여부를 확인할 수 있습니다.
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