업체불량을 등록했는데 왜 사입발주서에 교환상품이 안 보일까?
업체불량을 등록했지만 교환상품이 사입발주서에 나타나지 않을 때 확인해야 할 상태값과 처리 순서를 설명합니다. 교환 확정, 처리중 전환, 발주서 수집, 실제 교환입고의 시점을 구분해 미도착 교환품을 놓치지 않도록 안내합니다.
업체불량을 등록했는데 교환상품이 사입발주서에 보이지 않는다면 먼저 처리상태를 확인하세요. 피디온에서는 업체불량 건이 ‘처리중’이 된 시점부터 교환상품이 발주서 반영 대상이 됩니다. 처리대기·처리전은 거래처 확인이나 조건 협의가 끝나지 않은 단계이므로 표시되지 않습니다.
거래처가 교환을 승인하고 받을 상품·옵션·수량까지 확정했다면 업체불량상품관리에서 처리중으로 변경해 저장한 뒤 발주서 수집을 다시 실행해야 합니다. 사입발주서 반영은 앞으로 받을 교환품을 보여주는 기록일 뿐 재고 입고는 아니므로, 상품이 실제 도착한 후 검수해 교환입고를 처리해야 합니다.
- 업체불량 등록만으로는 거래처의 교환 승인이나 교환상품 확정을 의미하지 않습니다.
- 교환 여부와 받을 상품·옵션·수량이 모두 정해진 뒤 상태를 처리중으로 전환합니다.
- 처리중 변경 내용을 저장한 다음 발주서 수집을 실행하고, 새 수집 결과에서 교환상품을 확인합니다.
- 발주서에 표시되어도 출고 가능한 재고가 늘어난 것은 아니며, 실제 도착수량만 검수 후 교환입고합니다.
- 불량상품을 거래처에 보낸 시점이 아니라 교환품 수령과 후속 처리를 확인한 뒤 완료 여부를 판단합니다.
등록됐다는 사실과 교환이 확정됐다는 사실은 다릅니다
업체불량 목록에 건이 생성됐다는 것은 검품에서 발견한 문제와 거래처에 돌려보낼 대상을 기록했다는 뜻입니다. 거래처가 불량을 인정하고 교환을 승인했다는 의미도, 앞으로 받을 상품이 정해졌다는 의미도 아닙니다. 따라서 등록 직후 사입발주서에 교환상품이 보이지 않는다면 먼저 거래처 협의가 확정됐는지 확인해야 합니다.
사입발주서는 거래처에서 실제로 받아야 할 상품을 실행 대상으로 관리하는 자료입니다. 단순 문의 중인 건까지 넣으면 교환 거절이나 옵션 변경 전 상품을 담당자가 확정 건으로 오인할 수 있습니다. 또한 발주서에 표시되는 것과 재고가 증가하는 것은 별개의 사건입니다. 교환품이 물리적으로 도착해 검수되기 전에는 출고 가능한 재고로 판단하지 않습니다.
- 업체불량 등록: 문제 상품과 후속 처리 대상을 기록
- 교환 확정: 받을 상품·옵션·수량에 거래처가 동의
- 사입발주서 반영: 확정된 교환품을 받을 실행 대상으로 관리
거래처 문의에서 교환 확정으로 넘어가는 판단 기준
상태를 바꾸기 전에는 먼저 거래처가 해당 업체불량을 인정하고 교환을 승인했는지 확인합니다. “확인해 보겠다”, “상품을 보내 달라”는 답변만으로는 교환 승인이 확정됐다고 보기 어렵습니다. 동일 상품 교환인지, 다른 방식으로 처리할지까지 담당자가 다시 확인할 수 있도록 문의 메시지나 거래명세 등 근거를 남겨야 합니다.
다음으로 받을 상품의 SKU와 색상·사이즈 등 옵션을 확정합니다. 원상품과 다른 옵션 또는 전혀 다른 상품으로 받기로 했다면 구두 전달에 의존하지 말고 합의한 상품명을 명확히 기록해야 합니다. 마지막으로 거래처가 인정한 교환수량을 원래 업체불량 수량과 대조합니다. 불량으로 보낸 수량과 승인수량이 다르면 그 사유와 남은 수량의 처리 방향도 확인합니다.
- 교환 여부: 거래처의 명확한 승인 답변이 있는가
- 상품·옵션: 받을 SKU, 색상, 사이즈가 특정됐는가
- 수량: 승인수량이 근거 자료 및 업체불량 수량과 맞는가 사람 검토가 가능한가? 점검 후 문제를 고쳐줘
피디온에서는: 처리중부터 사입발주서에 반영됩니다
피디온의 업체불량상품관리는 처리대기·처리전·처리중·처리완료 네 상태를 사용합니다. 실무상 처리대기는 업체불량 건만 등록되고 담당자가 아직 거래처 확인 업무를 시작하지 않은 단계입니다. 처리전은 거래처에 교환 가능 여부를 문의했거나 인정 수량, 대체 옵션, 교환 조건 등을 확인하는 단계입니다. 두 상태 모두 받을 교환상품이 확정된 것이 아니므로 사입발주서에 표시되지 않습니다.
처리중은 거래처가 교환을 승인하고 쇼핑몰이 받을 상품·옵션·수량까지 확정하여 실제 교환품을 기다리는 단계입니다. 피디온에서 검증된 동작은 업체불량 건이 처리중 상태가 된 시점부터 해당 교환상품이 사입발주서 반영 대상이 된다는 것입니다. 불량품을 이미 거래처에 보냈더라도 상태가 처리대기나 처리전이면 반영되지 않습니다. 처리완료는 교환품의 실제 도착과 교환입고, 남은 수량이나 후속 업무까지 모두 확인한 뒤 사용하는 종료 단계입니다. 따라서 발송 여부만으로 완료 처리해서는 안 됩니다. 이는 피디온의 상태 운영 기준이며 모든 재고관리 시스템에 동일하게 적용되는 명칭이나 규칙은 아닙니다. 피디온에서 교환상품이 보이지 않을 때에는 먼저 업체불량상품관리에서 해당 건의 현재 상태를 확인해야 합니다. 단순히 거래처가 “교환해 주겠다”고 답한 것만으로는 부족하며, 같은 상품인지 다른 옵션인지, 최종 수량은 몇 개인지까지 거래처와 합의한 내용에 맞춰 확정한 다음 처리중으로 변경해야 합니다. 변경 후에는 반드시 저장까지 마쳐야 발주 대상 판단에 반영될 수 있습니다.
- 업체불량상품관리에서 원건의 거래처·상품·옵션·불량수량을 확인합니다.
- 거래처와 합의한 내용을 대조해 받을 교환상품·옵션·수량을 확정한 뒤 상태를 처리중으로 변경하고 저장합니다.
- 저장 후 발주서 수집을 실행하고, 새로 생성된 사입발주서에서 거래처와 교환상품·옵션·수량을 확인합니다. 피디온오더는 수집 실행 시점의 발주 대상 상품을 모아 사입발주서를 생성하므로, 처리중 변경 전에 만든 기존 발주서만 확인하면 교환상품이 보이지 않을 수 있습니다.
불량상품을 거래처에 보낸 날이 완료일은 아닙니다
불량상품 발송은 문제가 있는 원상품을 거래처로 보냈다는 사건일 뿐, 약속한 교환품을 쇼핑몰이 받았다는 의미는 아닙니다. 발송 직후 건을 완료로 닫으면 거래처의 미발송, 배송 지연, 다른 옵션의 오입고, 수량 부족, 교환품의 재불량을 진행 건에서 놓칠 수 있습니다. 교환품을 기다리는 동안에는 종료하지 말고 계속 추적할 수 있는 상태로 유지해야 합니다.
완료 전에는 실제 도착상품의 거래처와 상품, 색상·사이즈 등의 옵션, 수량, 정상 여부를 합의 내용과 대조하고 교환입고나 잔여 확인 등 후속 업무가 남지 않았는지 확인합니다. 다만 거래처와 교환이 아니라 환불 또는 매입금 차감으로 최종 합의한 건에는 교환품 도착 기준을 적용하지 않습니다. 이런 건은 거래처와의 합의 기록 및 자사 정산 근거에 따라 종료하며, 구체적인 차입·정산 절차는 별도 가이드에서 확인해야 합니다.
- 발송일: 원상품을 거래처에 보낸 날
- 완료일: 실제 교환 결과와 남은 후속 업무를 모두 확인한 날
사입발주서 반영과 교환입고를 분리해서 기록하세요
사입발주서에 교환상품이 표시되는 것은 거래처에서 앞으로 받아야 할 상품이 작업 대상에 들어왔다는 뜻입니다. 교환 승인 내용에 맞춰 거래처·상품·옵션·수량을 확인하는 자료일 뿐, 실제 재고가 증가했다는 근거는 아닙니다. 따라서 발주서에 반영됐다는 이유로 재고를 먼저 늘리거나 판매 가능한 수량으로 배정하면 장부재고와 실물이 달라질 수 있습니다.
피디온에서는 거래처가 “발송했다”고 알려온 시점이 아니라 교환품이 실제 도착한 뒤 상품, 색상·사이즈 등의 옵션, 수량과 상태를 검수하고 실제 도착수량만 교환입고합니다. 여기서 교환입고는 고객 교환주문이 아니라 업체불량으로 거래처에 보낸 상품의 교환품이 다시 들어온 입고 경로입니다. 정상적인 사입상품의 실입고, 고객에게 출고됐다가 돌아온 상품의 반품입고와 구분해 기록해야 입고 원인과 재고 이력이 정확해집니다.
- 처리중·발주서 반영: 받아야 할 교환상품을 관리하는 단계
- 실물 도착·검수: 상품·옵션·수량·상태가 합의 내용과 맞는지 확인
- 교환입고: 검수를 마친 실제 도착수량만 재고 이력에 반영
블라우스 블랙/M 2장을 업체불량으로 처리했고 거래처가 동일 옵션 2장 교환을 승인했다면, 원건을 처리중으로 변경해 저장합니다. 그다음 발주서를 수집해 새 사입발주서에서 교환 대상 2장을 확인합니다. 이후 실물 2장이 실제 도착하면 상품·옵션·수량·상태를 검수하고 2장만 교환입고한 뒤, 합의한 수량이 모두 반영됐는지 확인해 완료합니다.
사입발주서에 안 보일 때의 최종 점검과 FAQ
화면에서는 원인 가능성을 건너뛰지 말고 순서대로 좁혀야 합니다. 먼저 업체불량 원건의 거래처·상품·옵션·수량이 맞는지 확인하고, 메시지나 거래명세 등 거래처의 교환 승인 근거와 확정된 교환 조건을 대조합니다. 다음으로 상태가 처리중으로 변경됐는지, 변경 후 저장까지 마쳤는지 확인합니다. 단순 문의 중이거나 환불·매입금 차감으로 협의 중인 건은 교환 실행 대상으로 보지 않습니다.
마지막으로 상태를 저장한 뒤 발주서 수집을 실행했는지 확인하고, 그 결과로 생성된 사입발주서에서 거래처·작성일 등 조회 조건을 다시 살펴봅니다. 상태 변경 전에 만들어 둔 발주서만 열었거나 조회 기간과 거래처 조건이 다르면 대상이 가려질 수 있습니다. 이 순서까지 확인했는데도 보이지 않는다면 원건의 저장 결과와 새 발주서의 수집·조회 조건을 함께 기록해 문의하는 것이 좋습니다.
- FAQ 1. “처리중으로 변경하면 이미 만들어 둔 발주서에도 바로 보이나요?” — 기존 발주서가 상태 변경만으로 자동 갱신된다고 단정할 수 없습니다. 처리중으로 변경·저장한 뒤 발주서 수집을 실행하고, 그 수집 결과에서 교환상품이 표시되는지 확인하세요.
- FAQ 2. “다른 색상이나 사이즈로 교환하기로 한 경우도 같은 시점에 반영하나요?” — 먼저 거래처와 실제로 받을 교환상품·옵션·수량을 모두 확정해야 합니다. 협의가 끝난 뒤 해당 건을 실행 대상으로 전환하고 저장한 다음 발주서를 수집하세요.
- FAQ 3. “거래처가 교환 대신 환불이나 매입금 차감을 제안하면 어떻게 하나요?” — 더 이상 교환상품을 받을 건으로 계속 관리하지 말고, 거래처와의 최종 합의 및 정산 근거에 따라 별도로 마감해야 합니다. 구체적인 차입·정산 처리는 후속 가이드에서 확인하세요.
자주 묻는 질문
업체불량 상품관리의 처리대기·처리전·처리중·처리완료는 각각 어떤 상태인가요?+
처리대기는 건만 등록되고 거래처 대응을 시작하지 않은 상태, 처리전은 교환 가능 여부와 조건을 확인 중인 상태입니다. 처리중은 교환받을 상품·옵션·수량이 확정되어 교환품을 기다리는 단계이며, 처리완료는 실제 교환 결과와 교환입고, 남은 수량 등 후속 확인까지 마친 상태입니다.
업체불량 교환상품을 사입발주서에 표시하려면 언제 처리중으로 바꿔야 하나요?+
거래처가 교환을 승인하고 받을 상품의 SKU·옵션·수량이 확정됐을 때 처리중으로 변경해 저장합니다. 피디온에서는 처리중 상태부터 교환상품이 사입발주서 반영 대상이 됩니다. 저장한 다음 발주서 수집을 실행하고, 기존 발주서가 아닌 새 수집 결과에서 반영 여부를 확인하세요.
불량상품을 거래처에 보냈거나 교환품이 도착하면 바로 처리완료로 바꿔도 되나요?+
거래처에 보낸 것만으로는 완료가 아닙니다. 아직 교환품이 오지 않았거나 옵션·수량이 다를 수 있으므로 처리중을 유지해야 합니다. 실제 도착 후에는 도착한 수량만 교환입고해 재고 이동 이력을 남기고, 합의한 교환품과 남은 수량을 모두 확인한 뒤 처리완료로 변경하세요.
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