10장 사입했는데 12장이 왔다면 초과분 2장도 바로 실입고해야 할까?
발주·결제·거래명세 수량보다 상품이 더 많이 도착했을 때, 초과 현물을 정상재고와 분리하고 거래처 확인 결과에 따라 미송입고·추가 매입·서비스·반환으로 정리하는 실무 가이드입니다.
아니다. 발주·결제·거래명세가 모두 10장이라면 우선 확정할 수 있는 정상 사입수량은 10장이다. 실제로 12장이 도착했더라도 초과 2장은 과거 미송품, 서비스, 추가 매입 또는 오배송 중 어디에 해당하는지 거래처 회신과 증빙으로 확인한 뒤 실입고 여부를 결정한다.
정상 10장은 검품 후 기존 사입 근거에 따라 처리하고, 초과 2장에는 수령일과 ‘거래처 확인 중·판매 및 출고 제외’를 표시해 별도 상자나 바구니에 보관한다. 확인 전에 판매하면 회수할 상품이 없어지거나 추가 대금, 과거 미송잔량, 재고 이력이 서로 어긋날 수 있다.
- 도착 수량과 매입 확정 수량을 구분한다. 실물이 12장이어도 귀속과 정산 근거가 확인되지 않은 2장을 곧바로 정상 판매재고로 확정하지 않는다.
- 외포장을 버리기 전에 운송장·거래명세서·상품을 촬영하고, SKU·색상·사이즈별 발주·결제·명세·실수령 수량을 대조해 차이를 기록한다.
- 초과분은 과거 미송, 무상 서비스, 합의된 추가 매입, 회수할 오배송 중 하나로 구분한다. 전화로만 확인했다면 상품·옵션·수량과 청구·회수 여부를 메시지로 다시 확인받는다.
- 결과가 확정되면 근거별로 마감한다. 과거 미송은 기존 미송 이력에 연결하고, 추가 매입은 단가·결제·거래명세를 보완하며, 서비스는 추가 청구와 회수 없음의 기록을 남기고, 오배송은 반송 운송장과 거래처 수령 확인을 보관한다.
- 피디온에서는 사입발주서의 옵션별 발주수량과 미송·실입고 이력을 대조하되, 외부 결제내역·거래명세서·거래처 회신까지 운영자가 함께 확인해야 한다.
결론: 도착한 12장과 매입이 확정된 12장은 같은 뜻이 아니다
발주서·결제내역·거래명세서가 모두 10장이라면 우선 정상 사입수량으로 확정할 수 있는 범위는 10장이다. 실제로 12장이 도착했다는 사실은 ‘실물 보유수량’을 뜻할 뿐, 초과된 2장까지 쇼핑몰 소유의 판매 가능한 정상재고가 됐다는 뜻은 아니다. 초과분은 과거 미송품, 서비스 수량, 추가 매입분 또는 다른 주문의 오배송일 수 있으므로 거래처 확인이 먼저다.
정상 근거가 있는 10장은 상품·옵션·수량과 상태를 검품한 뒤 기존 발주 건에 따라 입고 처리한다. 초과된 2장은 수령 사실만 기록하고 정상 판매재고에는 포함하지 않은 채 따로 보관한다. 먼저 판매하면 거래처가 회수를 요청해도 돌려줄 실물이 없어지고, 뒤늦게 추가 매입대금이 생기거나 과거 미송잔량과 현재 입고이력이 중복되는 문제가 발생할 수 있다.
- 정상 10장: 발주·결제·명세 근거를 대조하고 검품 후 입고 처리한다.
- 초과 2장: ‘거래처 확인 중·판매 및 출고 제외’ 표시를 붙인다.
- 거래처가 귀속과 정산방법을 명시적으로 회신할 때까지 주문 배정·포장·출고에 사용하지 않는다.
개봉 직후에는 옵션별 실수령 수량과 증빙부터 남긴다
외포장을 버리기 전에 개봉 전 상태부터 기록한다. 먼저 운송장번호와 발송 거래처명이 보이도록 외포장을 촬영하고, 받은 박스·봉투 개수와 찢어짐·눌림·재포장 흔적을 남긴다. 이어 동봉된 거래명세서의 작성일, 품번, 옵션, 수량과 메모를 촬영한 뒤 상품을 색상·사이즈별로 나누어 라벨이나 바코드와 수량이 함께 보이게 찍는다.
합계만 10장과 12장으로 비교하지 말고 SKU·품번·색상·사이즈별로 발주수량, 결제수량, 명세수량, 실수령수량과 차이수량을 한 줄에 대조한다. 차이 기록에는 수령일시와 담당자, 발주번호 또는 발주자료, 결제내역, 운송장번호를 연결하고, 이후 거래처 문의일·문의수단·회신 원문·최종 처리결과도 같은 기록에 이어 붙여야 판단 근거가 흩어지지 않는다.
- 외포장 촬영 → 동봉 명세서 촬영 → 옵션별 분류·계수 → 상품 라벨과 수량 촬영 순서로 진행한다.
- 차이수량은 ‘실수령수량−발주·결제·명세로 확인된 수량’으로 옵션별 기록한다.
- 초과분에는 수령일과 ‘거래처 확인 중·판매 및 출고 제외’를 적어 정상상품과 다른 상자나 바구니에 둔다.— 2026-10-08 / 거래처 확인 중 / 판매·출고 제외처럼 누구나 바로 알아볼 수 있게 표시한다.
초과 2장은 네 가지 근거로 구분한다
실물이 더 왔다는 사실만으로 초과분의 귀속이 정해지지는 않는다. 담당자는 포장 상태, 거래명세, 발주·결제 내역을 보존하고 초과분을 정상재고와 분리한 뒤, 같은 거래처의 과거 자료와 거래처의 명시적 회신을 연결해 과거 미송품·서비스·추가 매입·오배송 중 하나로 판정해야 한다. 전화로 확인했다면 상품·옵션·수량과 합의 내용을 메시지로 다시 보내 회신을 받는다.
과거 미송품은 같은 거래처에 남아 있는 미송잔량, 동일 SKU와 옵션, 해당 수량의 선지급 사실이 모두 맞아야 하며 거래처가 어느 과거 발주분인지 특정해야 한다. 서비스는 무상 제공, 추가 청구 없음, 회수 없음, 판매재고 사용 가능 여부를 메시지나 정정 명세로 확인한다. 추가 매입은 구매자가 동의한 경우에만 성립하며 거래처의 일방적인 청구와 구분한다.
- 과거 미송품: 과거 발주번호 또는 발주일, 동일 SKU·옵션, 미송잔량 2장, 선지급 내역, 거래처 확인을 한 묶음으로 연결한다.
- 서비스: 상품·옵션·수량과 함께 무상 제공, 추가 청구 없음, 회수 없음, 판매 가능 여부를 서면으로 확정한다.
- 추가 매입: 구매 동의 후 상품·옵션·수량, 단가와 부가세 조건, 결제기한, 거래명세 정정 여부를 확정한다. 먼저 보냈다는 이유만으로 매입에 동의한 것으로 처리하지 않는다면 거래처 회신에도 그 의사를 분명히 남긴다. 오배송: 세 가지 근거가 없거나 거래처가 다른 주문의 물품이라고 확인하면 회수 대상으로 판정한다.
블랙 M 5장과 블랙 L 5장을 발주·결제했고 거래명세에도 각각 5장으로 적혀 있는데, 검수 결과 M 7장과 L 5장이 도착했다고 가정한다. 먼저 현재 발주에는 M 5장과 L 5장, 합계 10장만 정상 도착분으로 대조하고 초과된 M 2장은 확인 중 수량으로 분리한다. 이후 거래처가 “과거 발주에서 선결제 후 미송으로 남았던 블랙 M 2장을 이번에 함께 보냈다”고 회신하면, 과거 발주번호·미송잔량·선지급 내역과 옵션이 일치하는지 확인한다. 모두 일치하면 현재 발주에는 M 5장·L 5장의 실입고 근거를 남기고, 과거 발주에는 블랙 M 미송 도착 2장을 실입고로 연결한다. 동시에 과거 미송잔량을 2장 줄여 0장으로 마감한다. 이렇게 해야 현재 발주가 12장으로 부풀거나, 이미 도착한 미송 2장이 장부에 계속 남는 일을 막을 수 있다.
확인 결과에 따라 수량·금액·반송 근거를 마감한다
거래처 회신을 받으면 ‘초과입고 확인 중’ 기록을 결과별 증빙으로 바꾸고 수량·금액·반송 중 필요한 항목을 끝까지 마감한다. 추가 매입은 단가와 결제의무까지 확정돼야 매입재고가 되고, 서비스는 무상 제공과 판매 사용 권한이 확인돼야 한다. 과거 미송품은 새 매입이 아니라 이미 확정된 사입수량의 뒤늦은 도착이므로 원래 발주 근거로 돌아가 잔량을 정리한다.
오배송 회수는 상품을 택배기사에게 넘긴 시점만으로 종료하지 않는다. 회수 대상 옵션·수량, 택배비 부담 주체, 반송 운송장번호와 인계일을 기록하고 거래처의 수령 확인까지 받아야 한다. 초과분은 이 절차가 끝날 때까지 정상 판매재고에 포함하지 않으며, 반송 완료 후 차이 기록의 상태를 ‘오배송 회수 완료’로 닫는다.
- 추가 매입: 추가 2장의 상품·옵션·단가, 부가세 조건, 결제일 또는 미지급금, 추가·정정 거래명세와 필요한 세금 증빙을 확인한다. 그 후 최초 10장과 추가 매입 2장을 합한 정상 사입수량 12장에 각각의 근거를 연결하고 실입고를 마감한다.
- 서비스: 거래처의 무상 제공, 추가 청구·회수 없음, 판매재고 사용 가능 확인을 보관하고 서비스 수량의 입고 근거를 남긴다. 총매입원가 배분이나 세무 처리는 별도 영역이므로 회사 회계정책을 적용하고, 판단이 불분명하거나 금액이 크고 반복된다면 세무대리인에게 확인한다.
- 과거 미송품: 현재 발주에 12장을 한꺼번에 기록하지 않는다. 현재 발주 10장은 현재 거래자료에, 도착한 2장은 과거 발주와 미송 내역에 각각 연결하고, 과거 미송잔량을 실제 도착 수량만큼 차감해 중복 잔량이 남지 않았는지 확인한다. 피디온에서는 미송이 입고방식이 아니라 아직 들어오지 않은 사입수량의 상태이므로, 실제 도착한 과거 미송분은 실입고로 처리하고 해당 미송잔량을 정리한다 오배송 회수: 정상재고에 넣지 않고 회수 대상 SKU·옵션·수량, 비용 부담 주체, 반송 운송장, 택배기사 인계일, 거래처 수령일 또는 수령 회신을 한 기록으로 묶는다. 거래처가 받았음을 확인해야 수량 차이와 반송 업무를 함께 종료할 수 있다.
피디온에서는 사입발주·미송·실입고 이력을 함께 대조한다
피디온오더는 사용자가 발주서 수집을 실행하면 발주 대상 상품을 수집해 사입발주서를 생성한다. 초과입고를 확인할 때는 이 발주서에 기록된 상품·옵션별 발주수량을 기준으로 실제 수령수량과 대조한다. 상품 합계만 비교하지 말고 색상·사이즈 등 옵션별 SKU를 맞춰야 한다. 예컨대 총발주는 10장인데 특정 옵션만 2장 더 왔다면, 다른 옵션의 부족분과 상계하지 않고 해당 옵션의 초과수량으로 확인해야 한다.
이때 피디온의 미송은 입고방식이 아니다. 대금을 지급해 사입은 확정됐지만 아직 실제 상품이 들어오지 않은 수량을 관리하는 상태이므로, 초과 2장이 같은 거래처의 이전 미송품인지 먼저 구분한다. 이전 미송으로 확인되면 현재 발주 10장과 과거 미송 도착분 2장의 근거를 나눠 실입고해야 한다. 반대로 서비스·추가 매입 등 정상 사입으로 확정된 수량은 실입고로 관리하며, 상품·옵션 단위 SKU와 바코드로 실제 입출고 이력이 올바른 옵션에 연결되는지 확인한다.
- 사입발주서: 상품·옵션별 발주수량과 실수령수량을 대조한다.
- 미송 이력: 같은 거래처·SKU에 이미 대금을 지급한 미도착 수량이 있었는지 확인한다.
- 실입고 이력: 정상 사입으로 귀속이 확정된 실제 도착 수량만 해당 옵션에 반영한다. 피디온 기록만으로 외부 결제내역이나 거래명세서의 의미까지 자동 확정되는 것은 아니므로, 외부 증빙과 거래처 회신을 함께 대조한다.
FAQ: 초과입고 처리 중 자주 생기는 세 가지 예외
초과분의 성격을 확인하는 도중에는 통화만 남거나, 일부가 먼저 판매되거나, 반송비 부담을 두고 의견이 달라지는 예외가 생길 수 있다. 이때 재고 숫자만 맞추면 발주·매입·출고의 원인이 사라진다. 실제 발생 사실과 거래처 합의 내용을 각각 기록하고, 합의되지 않은 부분은 임의 재고조정으로 종결하지 않는 것이 중요하다.
아래 세 경우에는 초과수량의 상품·옵션과 현재 남은 실물수량을 먼저 특정한 뒤 거래처에 알린다. 추가 매입, 반환 또는 무상 제공 중 처리 방향이 정해지면 그 결과에 맞춰 수량과 외부 증빙을 마감한다. 반송비처럼 거래조건에 따라 달라지는 사항은 어느 한쪽의 부담으로 미리 단정하지 않는다.
- “거래처가 전화로만 서비스라고 했다면 충분한가요?” — 통화 후 상품명·옵션·수량을 적어 메시지를 보내고, 추가 청구가 없으며 회수하지 않는 서비스 수량이 맞는지 다시 확인받는다. 담당자와 회신 일시도 함께 보관한다.
- “확인 전에 초과분 한 장을 이미 판매했다면 어떻게 하나요?” — 남은 초과분의 출고를 즉시 중지하고 거래처에 판매 사실과 잔여수량을 알린다. 판매된 수량을 추가 매입할지, 남은 수량 중 몇 장을 반환할지 합의한 뒤 처리하며, 원인을 숨기는 임의 재고조정으로 수량만 맞추지 않는다.
- “오배송 초과분의 반송비는 누가 부담하나요?” — 거래조건, 오배송 경위와 귀책, 거래처 협의에 따라 정한다. 비용 부담 주체, 회수 택배사와 방법, 회수수량, 반송 운송장번호를 기록해 이후 정산과 수령 확인의 근거로 남긴다.
자주 묻는 질문
10장으로 발주·결제했는데 12장이 왔다면 개봉 직후 무엇부터 기록해야 하나요?+
외포장을 버리기 전에 송장, 밀봉 상태, 박스 수, 거래명세서를 촬영하세요. 이어 SKU·바코드와 색상·사이즈별로 발주·결제·명세·실수령 수량을 대조해 차이표를 남깁니다. 확정된 10장은 검품 후 실입고하고, 초과 2장은 ‘거래처 확인 중·판매 금지’로 표시해 따로 보관하는 것이 안전합니다.
초과로 온 2장이 미송품인지 서비스인지 추가 매입인지 어떻게 구분하나요?+
직원 판단이 아니라 기존 거래자료와 거래처의 명시적 회신으로 구분합니다. 과거 미송이라면 해당 발주·옵션·선결제 내역이 연결돼야 하고, 서비스라면 추가 청구와 회수가 없다는 확인이 필요합니다. 추가 매입은 수량·단가·결제조건과 명세 정정에 합의해야 하며, 어느 근거도 없다면 오배송 여부를 확인하세요.
거래처가 추가 매입 또는 회수를 확정하면 피디온 재고는 어떻게 정리하나요?+
추가 매입이면 합의 메시지와 추가·정정 거래명세 등 매입 근거를 확보한 뒤 초과 2장을 실입고해 총 정상 사입수량을 12장으로 맞춥니다. 회수라면 정상재고에 넣지 말고 반송 운송장과 인계·수령 확인을 남깁니다. 피디온에서는 옵션별 사입발주수량, 실입고 이력, 기존 미송수량을 외부 결제·명세 자료와 함께 대조하세요.
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