거래처에서 교환받은 상품도 다시 불량이면 기존 교환입고를 취소해야 할까?
거래처가 보낸 교환품에서 다시 불량이 발견됐을 때 최초 교환입고를 유지하면서 정상수량과 재불량수량을 분리하고, 두 번째 업체불량 출고와 재교환 이력을 남기는 방법을 설명합니다.
교환품 5장이 실제로 도착했다면 기존 교환입고는 취소하거나 4장으로 줄이지 않습니다. 도착 이력은 5장으로 유지하고, 검품 결과만 정상 4장과 재불량 1장으로 나눕니다. 최초 교환잔량은 0이며, 실제 판매에 사용할 수 있는 수량은 정상 판정을 받은 4장입니다.
재불량은 앞선 교환입고가 잘못됐다는 뜻이 아니라, 입고 이후 새로 확인된 불량 사건입니다. 거래처가 재교환을 승인하면 해당 1장을 새로운 업체불량 출고와 두 번째 교환 대기 건으로 연결하고, 교환품이 실제 도착한 뒤 다시 교환입고해야 수량과 교환 차수를 정확히 추적할 수 있습니다.
- 실제 도착수량과 판매 가능수량을 구분합니다. 도착은 5장, 판매 가능은 정상 판정을 받은 4장입니다.
- 첫 교환품이 모두 도착했으므로 최초 교환잔량은 0입니다. 재불량 1장은 최초 미도착분이나 미송이 아닌 별도의 후속 교환 대상입니다.
- 거래처 답변 전에는 ‘재불량 협의 중’으로 관리하고, 재교환 승인 후에만 두 번째 교환 대기수량 1장으로 확정합니다.
- SKU·옵션, 하자 사진, 첫 교환입고 번호, 거래처 답변, 반송 송장을 하나의 이력으로 연결해 재불량 상품을 특정합니다.
- 피디온에서는 첫 교환입고 5장을 유지한 채 재불량 1장을 업체불량으로 출고하고, 두 번째 교환품 1장이 실제 도착하면 다시 교환입고합니다.
결론: 교환입고는 유지하고 재불량을 새 이력으로 분리한다
거래처에서 보낸 교환품 5장이 실제로 도착했다면 최초 교환입고 또는 도착 이력은 5장 그대로 유지해야 합니다. 교환입고는 품질 합격수량이 아니라 ‘어떤 경로로 몇 장이 실제 들어왔는지’를 기록하는 근거입니다. 따라서 검품 후 한 장에서 다시 하자가 발견됐더라도 이미 발생한 5장의 도착 사실을 취소하거나 4장으로 줄이지 않습니다.
검품 결과는 도착 5장, 정상 4장, 재불량 1장으로 분리합니다. 판매나 주문 출고에 사용할 수 있는 수량은 정상 판정을 받은 4장뿐이며, 재불량 1장은 정상재고에서 제외해 거래처 확인 대상으로 관리합니다. 거래처가 재교환에 동의하기 전에는 ‘재불량 협의대기 1장’, 동의한 뒤에는 ‘두 번째 교환 대기 1장’으로 구분하는 것이 안전합니다.
- 도착수량: 5장 — 최초 교환품이 실제 들어온 수량
- 검품 결과: 정상 4장, 재불량 1장 — 판매 가능 증가수량은 4장
- 최초 교환잔량: 0장 — 거래처가 첫 교환 약속분 5장을 모두 보냄으로써 종료된 수량 구간이에요. 그 후 검품에서 다시 문제가 나온 1장은 첫 교환의 미입고 잔량으로 되돌리지 않고, 최초 교환입고를 근거로 발생한 새 재불량 건으로 연결해야 합니다. 판단 기준은 간단합니다. 당시 5장이 실제 도착했다면 앞선 기록은 맞고, 나중에 확인된 하자는 시간상 뒤에 발생한 별도 사건입니다.
왜 첫 교환입고를 삭제하거나 4장으로 줄이면 안 될까?
첫 교환입고를 삭제하면 거래처가 최초 교환품 5장을 모두 보냈다는 사실뿐 아니라, 정상으로 판정된 4장이 어떤 경로로 들어왔는지 보여주는 입고 근거까지 함께 사라집니다. 장부에는 정상재고가 남아 있는데 이를 뒷받침할 도착 이력이 없거나, 최초 교환이 아직 완료되지 않은 것처럼 보이는 불일치가 생길 수 있습니다.
교환입고를 5장에서 4장으로 줄이는 방식도 실제 흐름을 왜곡합니다. 시스템상 남은 1장은 ‘거래처가 아직 보내지 않은 최초 교환품’처럼 보일 수 있지만, 실제로는 한 번 도착해 검품을 거친 뒤 다시 불량으로 판정된 상품입니다. 그 결과 재불량 상품의 재출고, 두 번째 교환 요청, 차수별 처리기간과 동일 SKU의 반복불량 이력을 추적하기 어려워집니다.
- 삭제 시: 최초 교환품 5장 도착 사실과 정상 4장의 입고 근거가 함께 사라짐
- 4장으로 정정 시: 재불량 1장이 최초 교환품의 미도착 잔량처럼 잘못 표시될 수 있음
- 후속 기록 누락 시: 재불량 상품의 재출고와 두 번째 교환 차수가 보이지 않음
한 번의 예시로 보는 재교환 처리 흐름
재교환은 첫 번째 교환입고를 고쳐 쓰는 작업이 아니라, 완료된 첫 교환 뒤에 후속 사건을 추가하는 작업이다. 거래처에서 첫 교환품 5장이 실제 도착했다면 도착 사실은 5장 그대로 보존한다. 검품 결과는 별도로 정상 4장과 재불량 1장으로 나누며, 재불량이 발견됐다는 이유로 첫 교환입고를 4장으로 줄이거나 취소하지 않는다.
재불량 1장을 발견한 시점과 두 번째 교환이 확정된 시점도 분리해야 한다. 거래처 답변 전에는 ‘재불량 협의 중 1장’으로 기록하고 판매에 사용하지 않는다. 거래처가 재교환을 승인한 뒤에만 ‘두 번째 교환 대기수량 1장’으로 확정하며, 다시 보내겠다는 답변은 입고 근거가 될 수 없다. 상품이 실제 도착한 날 새 교환입고를 기록하고 다시 검품한다.
- 첫 교환입고: 실제 도착한 5장으로 완료하고 기존 기록을 유지한다.
- 첫 검품 결과: 정상 4장은 판매 가능한 수량으로, 재불량 1장은 후속 처리 대상으로 분리한다.
- 승인 전: 재불량 협의 중 1장으로 관리하고 교환 대기수량으로 확정하지 않는다. 거래처 승인 후 재불량 1장을 재출고하고 두 번째 교환 대기수량 1장으로 관리한다. 두 번째 교환품은 실제 도착한 뒤에만 새 교환입고로 기록한다.
최초 업체불량 출고 5 → 첫 교환품 도착 5 → 정상 4·재불량 1 → 거래처에 재불량 문의 → 거래처 교환 승인 → 재불량 1 재출고 → 두 번째 교환 대기수량 1 확정 → 두 번째 교환품 실제 도착 → 새 교환입고 이 흐름에서 첫 교환품 5장이 도착한 순간 최초 교환잔량은 종료된다. 검품에서 확인된 재불량 1장은 ‘최초 교환품이 덜 도착한 수량’이 아니라 ‘도착한 교환품에서 새로 확인된 불량수량’이다. 따라서 첫 교환입고를 취소하거나 4장으로 수정하면 안 된다. 거래처가 다시 보내겠다고 답한 시점에는 교환 약속과 승인 근거만 기록한다. 이때는 두 번째 교환품이 아직 들어오지 않았으므로 입고수량을 늘리지 않는다. 재불량 1장을 거래처에 재출고한 근거를 남기고, 두 번째 교환품이 실제 도착했을 때 별도의 새 교환입고를 만든다.
SKU·사진·거래처 답변을 같은 근거로 묶는 체크포인트
재불량 기록은 상품명만으로 특정하면 안 된다. 같은 상품이라도 색상과 사이즈가 다를 수 있으므로 SKU 또는 옵션코드, 색상, 사이즈, 수량을 함께 적어야 한다. 사진은 상품 전체, 옵션 라벨이나 바코드, 하자 부위를 각각 확인할 수 있어야 하며, 여러 상품을 함께 검품했다면 사진 속 어느 상품이 재불량인지 표식이나 파일명으로 구분한다.
기록의 출발점은 첫 교환입고 번호다. 이를 상위 근거로 두고 재불량 관리번호, 거래처 재출고 근거, 두 번째 교환입고 근거를 시간순으로 연결한다. 거래처 문의일·답변일·승인수량·합의된 처리방법·반송 송장도 같은 이력에 묶어야 한다. 시스템에는 수량만 있고 승인 내용은 메신저에만 남는 식으로 증빙이 갈라지지 않았는지 마지막에 대조한다.
- 상품 식별: 첫 교환입고 번호, SKU 또는 옵션코드, 색상, 사이즈, 재불량수량을 함께 기록한다.
- 사진 증빙: 상품 전체, 옵션 라벨 또는 바코드, 하자 부위를 남기고 파일명이나 메모에 재불량 관리번호를 넣는다.
- 이력 연결: 첫 교환입고 번호 → 재불량 관리번호 → 거래처 재출고 근거 → 두 번째 교환입고 근거 순으로 연결한다. 문의일·답변일·승인수량·합의된 처리방법·반송 송장도 같은 건에 첨부한다. 마감 전 시스템 수량과 메신저 답변, 사진, 송장 수량이 서로 일치하는지 확인한다.
피디온에서는 교환입고 후 업체불량 출고로 이어간다
피디온의 교환입고는 고객의 교환 주문을 처리하는 입고가 아니다. 업체불량으로 거래처에 보냈던 상품의 교환품이 실제로 다시 도착했을 때 그 입고 경로를 기록하는 방식이다. 따라서 첫 교환품 5장을 실제로 받았다면 교환입고도 5장으로 남긴다. 검품에서 1장의 하자가 다시 확인돼도 이미 발생한 입고 사실을 4장으로 줄이거나 취소하지 않는다.
검품 결과 정상인 4장은 정상적인 재고 운영에 사용하고, 재불량 1장은 업체불량으로 출고해 새로운 후속 교환 흐름으로 연결한다. 해당 상품은 업체불량상품관리의 처리대기·처리전·처리중·처리완료 상태로 관리할 수 있으며, 사입발주서에는 처리중 상태부터 교환상품이 반영된다. 두 번째 교환품 1장이 실제 도착하면 다시 교환입고하고 검품한다.
- 1차 교환품 도착: 교환입고 5장
- 1차 검품 결과: 정상 4장, 재불량 1장
- 재불량 처리: 업체불량 출고 후 교환 상태 관리 시작, 사입발주서에는 처리중부터 반영될 수 있음. 거래처 승인 여부와 상태 변경 시점은 구분해 관리할 것. 두 번째 교환품 실제 도착: 교환입고 1장
자주 묻는 질문
교환입고를 수정해야 하는지는 ‘입력 당시 실제로 몇 장이 도착했는가’를 기준으로 판단한다. 이후 검품에서 품질 문제가 발견된 것은 최초 기록의 오류가 아니라 별도의 후속 사건이다. 반대로 실제 도착수량, SKU 또는 입고방식을 잘못 등록했다면 사실과 다른 최초 기록이므로 확인 후 정정해야 한다.
또한 재불량 발견과 거래처의 재교환 승인은 같은 단계가 아니다. 하자를 발견한 시점에는 재불량 상품으로 분리하고 거래처 답변을 남기되, 교환 승인 전부터 확정된 교환 대기수량처럼 관리하지 않는 것이 안전하다. 미송 역시 아직 실제로 들어오지 않은 사입수량이므로, 이미 도착했다가 재불량으로 판정된 상품에는 적용하지 않는다.
- Q. 실제로 4장만 도착했는데 교환입고 5장으로 입력했다면? A. 품질 문제가 아니라 최초 입력 오류다. 실물, 거래처 명세와 입고 근거를 확인한 뒤 실제 도착수량 4장에 맞게 정정한다.
- Q. 거래처가 아직 재교환을 승인하지 않았다면 재불량 1장을 곧바로 교환 대기수량으로 잡아도 될까? A. 확정하지 않는 것이 안전하다. 업체불량으로 출고한 뒤 거래처와 협의하고, 승인 전에는 재불량 협의 중인 수량으로 구분한다.
- Q. 이미 도착한 교환품의 재불량 1장을 미송으로 관리할 수 있을까? A. 없다. 미송은 아직 들어오지 않은 사입수량이다. 해당 1장은 업체불량 출고와 후속 교환으로 관리하고, 두 번째 교환품이 실제 도착할 때 다시 교환입고한다.
자주 묻는 질문
교환품 5장이 도착했는데 검품 중 1장이 다시 불량이면 입고수량을 4장으로 수정해야 하나요?+
아니요. 실제 도착수량은 5장으로 유지하고, 검품 결과만 정상 4장과 재불량 1장으로 나눕니다. 따라서 판매 가능한 재고 증가는 4장입니다. 최초 교환잔량은 0이며, 재불량 1장은 거래처 승인 후 두 번째 교환 대기수량으로 관리합니다.
나중에 하자를 발견했어도 기존 교환입고를 삭제하거나 최초 업체불량 건으로 되돌리면 안 되나요?+
5장이 실제 도착했다는 사실과 그중 1장이 다시 불량이라는 사실은 서로 다른 사건입니다. 기존 입고를 삭제하면 정상 4장의 입고 근거와 반복불량 이력이 사라지고 최초 미입고 1장처럼 보일 수 있습니다. 단, 실제 수량·SKU를 잘못 입력했거나 중복 등록했다면 정정해야 합니다.
피디온에서는 다시 불량인 교환품 1장을 어떻게 후속 교환으로 연결하나요?+
첫 교환품은 교환입고 5장으로 유지하고, 재불량 1장은 새로 업체불량 출고한 뒤 업체불량상품관리에서 후속 교환을 관리합니다. SKU·수량·검품 사진·거래처 답변을 첫 교환입고 번호와 연결하고, 두 번째 교환품 1장이 실제 도착했을 때 다시 교환입고합니다.
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