거래처가 발주한 색상 대신 다른 색상을 보내도 된다고 하면 발주 옵션만 바꿔도 될까?
입고 전에 거래처가 품절된 색상·사이즈 대신 다른 옵션을 제안했을 때, 고객 수요와 거래처 합의 내용을 확인하고 원발주 잔량과 대체 SKU를 중복 없이 정리하는 실무 가이드입니다.
아니요. 거래처가 다른 색상·사이즈로 보내도 된다고 해도 기존 발주의 옵션명만 바꾸면 안 됩니다. 같은 상품이라도 옵션 조합이 다르면 별도 SKU와 재고로 관리하고, 원발주에서 전환하기로 한 수량을 차감한 뒤 실제 받을 대체 SKU와 수량을 별도 반영해야 합니다.
대체를 확정할 때는 고객이 변경에 동의한 판매 수요, 거래처와 합의한 매입 내용, 실제 도착할 SKU·수량을 각각 맞춰야 합니다. 특히 대금 지급 후 미송이 된 수량은 고객 주문과 별개이므로, 원미송을 줄이는 전환인지 원미송을 유지한 추가 사입인지 거래처와 명확히 구분해야 합니다.
- 대체 옵션은 상품명이 비슷해도 원옵션과 다른 SKU이며, 실제 입고 전까지 입고예정수량과 판매 가능한 실재고를 구분합니다.
- 특정 주문에 대체 상품을 배정하려면 고객의 명시적 동의와 해당 판매채널의 주문 상태·변경 처리 기준을 먼저 확인합니다.
- 대금 지급 전에는 원발주 수량을 조정하고 필요한 대체 SKU를 새 발주 대상으로 정리하며, 미송 확정 후에는 전환·취소 후 재사입·추가 사입 중 어떤 합의인지 기록합니다.
- 부분 대체 시 원옵션 발주잔량 또는 미송에서 전환 수량을 빼고, 같은 수량을 대체 SKU에 반영해야 중복 매입을 막을 수 있습니다.
- 대체 상품이 처음 도착하면 실제 SKU와 도착수량으로 정상 입고합니다. 아직 들어온 상품이 없으므로 업체불량 출고나 교환입고 이력을 만들지 않습니다.
결론: 옵션명만 덮어쓰지 말고 원발주와 대체 SKU를 함께 정리해야 합니다
안 됩니다. 같은 상품이라도 색상·사이즈 조합이 다르면 서로 다른 SKU이자 별도 재고입니다. 블랙/M을 발주했는데 거래처가 베이지/M을 보내기로 했다면, 기존 SKU의 옵션명을 베이지/M으로 바꾸는 것이 아니라 블랙/M과 베이지/M을 각각 유지한 채 전환된 수량을 두 발주 기록에 나누어 반영해야 합니다.
대체 합의 시에는 판매 수요, 거래처와의 매입 약정, 실제 입고라는 세 기록이 맞아야 합니다. 고객이 베이지/M으로 변경하기로 한 수량, 거래처가 블랙/M 대신 공급하기로 확정한 베이지/M 수량, 실제 도착해 검품한 베이지/M 수량을 구분하십시오. 거래처의 제안이나 입고예정수량을 실제 입고로 미리 잡아서는 안 됩니다.
- 원발주 SKU: 전환하기로 합의한 수량만큼 발주잔량 또는 미송잔량을 차감합니다.
- 대체 SKU: 실제 색상·사이즈의 고유 SKU로 대체 수량을 별도 발주 또는 입고예정에 반영합니다.
- 실제 입고: 대체 SKU가 도착한 뒤 검품한 실수량만 해당 SKU의 정상 입고로 처리합니다.
대체에 답하기 전 확인할 두 가지: 실제 필요수량과 고객 선택
먼저 대체 SKU를 몇 개 더 사입해야 하는지 계산해야 합니다. 기준은 거래처가 공급할 수 있는 수량이 아니라 ‘고객 변경 확정수량＋별도 정상재고 확보수량－현재 판매가능 재고－기존 입고예정수량’입니다. 입고예정분은 추가 사입 계산에서는 빼되, 아직 도착하지 않았으므로 고객에게 즉시 출고할 수 있는 재고로 보지는 마십시오.
다음으로 대체품을 특정 주문에 배정해도 되는지 확인해야 합니다. 거래처의 대체 제안은 공급 가능성을 뜻할 뿐 고객의 옵션 선택이나 실제 출고 가능 재고를 보장하지 않습니다. 원옵션 품절과 대체할 색상·사이즈를 고객에게 정확히 안내하고 명시적인 동의를 받은 뒤, 해당 판매채널의 주문 상태와 옵션 변경 가능 여부에 맞춰 처리해야 합니다.
- 고객 동의 전에는 대체 SKU를 특정 주문에 임의 배정하거나 원옵션 대신 출고하지 않습니다.
- 현재 판매가능 재고와 발주·미송·입고예정수량을 구분하여 추가 사입량을 계산합니다.
- 채널에서 기존 주문의 옵션 수정이 불가능하면 채널이 허용하는 취소 후 재주문, 주문 편집 등 처리 방식을 확인합니다.
대금 지급 전과 미송 확정 후의 처리 흐름은 다릅니다
대금 지급 전에는 먼저 거래처가 원발주를 이미 확정했는지 확인해야 합니다. 아직 상품 확보·생산·포장 등이 시작되지 않아 수정할 수 있다면, 원발주 SKU에서 공급할 수 없는 수량을 줄이거나 해당 발주라인을 마감합니다. 그런 다음 고객 변경 확정수량과 보유재고·기존 입고예정을 대조해 실제로 더 필요한 대체 SKU만 새 발주 대상으로 등록합니다. 미지급 상태라도 거래처가 발주를 확정했다면 임의로 삭제하지 말고 변경 가능 여부부터 합의해야 합니다.
대금을 지급해 미송이 확정된 뒤에는 원발주 수정이 아니라 이미 성립한 매입 약정을 어떻게 정리할지 결정해야 합니다. 원옵션 미송을 대체 SKU로 전환할지, 원미송을 취소·정산한 뒤 대체 SKU를 새로 사입할지, 원미송은 유지하고 대체 SKU를 추가 사입할지 거래처와 명확히 구분해 합의합니다. 일부만 전환한다면 원옵션 미송에서 전환 수량을 차감하고 같은 수량을 대체 SKU의 사입 또는 입고예정에 반영해야 합니다.
- 거래처에 원발주 확정 여부와 수정 가능한 수량을 먼저 확인합니다.
- 원옵션의 취소·유지·전환 범위를 SKU별로 기록합니다.
- 변경·취소·환불·예치금 처리 가능 여부는 거래처별 조건을 확인합니다.
원옵션 미송 10개 중 4개를 대체하기로 합의했다면 원옵션 미송은 6개로 줄이고, 대체 SKU에는 4개를 반영합니다. 원옵션 미송을 그대로 둔 채 대체 SKU를 추가하면 전환이 아니라 두 품목을 모두 매입하는 기록이 되므로, 거래처 합의 내용과 장부상 받을 수량이 어긋납니다.
상품명만 바꿀 때 생기는 오류와 확정 전 체크포인트
상품명이나 화면에 보이는 옵션명만 바꾸고 원발주 SKU와 발주잔량을 그대로 두면, 시스템은 원옵션을 여전히 미입고 발주 대상으로 인식할 수 있습니다. 이후 발주서를 다시 만들 때 원옵션이 재발주되고 대체 SKU까지 더해져 중복 매입될 위험이 있습니다. 옵션명 변경은 매입 약정을 정리하는 작업이 아니므로 원발주 잔량 또는 미송, 대체 SKU와 전환 수량을 각각 수정해야 합니다.
대체 상품을 원래 SKU로 입고하는 것도 피해야 합니다. 화면에는 원옵션 재고가 증가하지만 실제 선반에는 다른 색상이나 사이즈가 놓여 피킹과 출고 검수 기준이 어긋나고, 판매·반품 이력도 잘못된 옵션에 연결될 수 있습니다. 아직 어떤 상품도 도착하지 않았다면 업체불량 출고나 교환입고 이력을 만들지 말고, 대체 SKU가 실제 도착할 때까지 입고예정과 실재고를 구분해 관리합니다.
- 원발주 SKU, 전환 수량, 남은 발주잔량 또는 미송을 서로 대조합니다.
- 대체 SKU와 수량이 거래처의 합의 내용과 일치하는지 확인합니다.
- 대체 SKU 수량이 고객 변경 확정수량을 넘지 않는지 확인합니다. 별도 정상재고 확보분이 있다면 구분해 기록합니다.
피디온에서는 대체 SKU의 정상 사입과 실입고 흐름으로 맞춥니다
피디온오더는 사용자가 발주서 수집을 실행하면 발주 대상 상품을 수집해 사입발주서를 자동 생성합니다. 따라서 거래처와 대체 공급에 합의한 뒤에는 다음 수집 전에 원옵션이 계속 발주 대상으로 남아 있지 않은지 확인해야 합니다. 표시용 옵션명만 바꾸지 말고 원발주 수량 중 전환된 수량을 줄이거나 마감한 뒤, 실제로 받을 색상·사이즈의 SKU를 발주 대상으로 연결해야 합니다.
확인은 상품명이 아니라 상품·옵션 단위 SKU와 바코드를 기준으로 합니다. 원래 발주한 옵션, 거래처와 합의한 대체 옵션, 실제 도착한 상품의 SKU를 차례로 대조하고 수량도 각각 확인합니다. 기존 SKU의 옵션명을 대체 색상으로 덮어쓰면 과거 원발주 기록과 재고의 의미가 달라질 수 있으므로, 대체 옵션에 이미 부여된 SKU를 사용하고 없다면 별도 SKU와 바코드로 구분해야 합니다. 피디온의 출고 전 바코드 검수도 주문상품과 실제 출고상품의 일치 여부를 확인하므로 입고 단계부터 식별정보를 정확히 맞춰야 합니다. 대체품이 들어왔다는 이유만으로 고객 주문에 자동 배정하지 말고, 고객이 동의한 주문인지와 실제 출고 가능한 재고인지도 별도로 확인합니다. 대체품 도착 전에는 발주·미송 상태일 뿐 출고 가능한 재고로 보지 않습니다. 대체 합의가 취소나 전환인지, 원옵션도 나중에 받는 추가 사입인지 불명확하면 거래처 확인 전까지 수량을 임의로 없애지 않습니다. 합의일, 원SKU, 대체SKU, 전환수량과 원옵션 잔량을 함께 기록해 두면 다음 발주와 입고에서 같은 수량을 다시 잡는 오류를 줄일 수 있습니다. 대체 옵션의 사입가가 다른 경우 차액 정산은 거래처 조건에 따라 별도로 확인하되, 금액 확인이 끝나지 않았다는 이유로 실제 SKU와 수량 기록을 섞지는 않습니다.
- 발주서 수집 전: 원SKU가 발주 대상에 남았는지 확인하고 전환수량만큼 잔량을 조정합니다.
- 대금 지급 후 미입고 수량: 미송으로 관리하되, 전환 확정분이 원SKU 미송과 대체SKU에 동시에 남지 않게 정리합니다.
- 대체품 도착 시: 대체 SKU·바코드·실제 수량을 대조한 뒤 도착한 수량만 실입고합니다. 남은 수량은 계속 미송으로 관리합니다. 실제 도착 상품이 합의한 SKU와 다르면 실입고를 확정하기 전에 검품 결과를 확인하고 별도 거래처 교환 문제로 분리합니다.
FAQ
아래 항목은 사전 대체 합의와 혼동하기 쉬운 경계 상황입니다. 핵심은 고객 주문에 배정하는 판단, 거래처로부터 재고를 매입하는 판단, 이미 지급한 원옵션 미송의 존속 여부를 서로 분리하는 것입니다.
대체 색상은 판매 가능성이 있다는 이유만으로 고객 주문에 임의 배정할 수 없습니다. 반대로 고객 동의가 없더라도 정상 판매재고로 확보하려는 독립적인 매입 판단은 할 수 있습니다. 다만 현재 재고와 기존 입고예정수량, 예상 판매량을 확인해 고객 변경 확정수량과 섞이지 않게 관리해야 합니다.
- 고객 동의 전에도 대체 색상을 사입할 수 있나요? — 고객 주문 배정과 별개의 정상재고 매입이라면 가능합니다. 다만 판매 가능성만으로 전량 전환하지 말고 과잉재고 위험과 기존 보유·입고예정 수량을 검토합니다.
- 거래처가 원옵션도 나중에 보내준다면 대체인가요? — 원옵션 미송이 그대로 유지된다면 전환이 아니라 대체 SKU의 추가 사입일 수 있습니다. 거래처가 두 SKU를 모두 공급하는 합의인지, 매입금액도 두 건으로 잡히는지 확인합니다.
- 도착한 대체품의 색상이나 수량이 합의와 다르면요? — 사전 합의된 대체 공급 범위를 벗어난 오입고·업체불량 문제입니다. 검품 후 실제 차이를 확인하고 별도 거래처 교환 절차로 연결합니다. 업체불량으로 거래처에 보낸 상품의 교환품이 돌아올 때 사용하는 교환입고와도 구분해야 합니다.
자주 묻는 질문
거래처가 품절된 색상 대신 다른 색상·사이즈를 제안하면 무엇부터 확인해야 하나요?+
사입 여부를 판단할 때는 고객의 변경 확정수량에서 대체 SKU의 판매가능 재고와 기존 입고예정수량을 뺀 ‘추가 필요수량’을 먼저 계산합니다. 특정 주문에 배정하기 전에는 고객이 정확한 대체 옵션에 동의했는지도 확인해야 하며, 둘 중 하나라도 불명확하면 일괄 대체하지 않습니다.
대금을 아직 지급하지 않은 발주와 이미 지급해 미송이 된 발주는 왜 다르게 처리하나요?+
미지급 발주는 거래처와 공급 확정 상태를 확인한 뒤 원발주를 취소·감량하고 필요한 대체 SKU를 새로 발주할 여지가 있습니다. 반면 미송은 대금이 지급된 사입수량이므로 고객 주문 변경만으로 없어지지 않습니다. 거래처와 전환 수량을 합의해 원옵션 미송을 줄이고 대체 SKU 수량을 별도로 남겨야 합니다.
대체 옵션에 합의한 뒤 피디온에서는 발주와 입고를 어떻게 맞춰야 하나요?+
상품명만 바꾸지 말고 원발주 또는 미송 잔량을 전환 수량만큼 줄인 뒤, 실제 받을 색상·사이즈의 SKU로 발주 대상을 등록합니다. 원잔량을 남기면 두 옵션이 중복 발주되고 재고가 잘못 늘 수 있습니다. 대체품 도착 시 해당 SKU·바코드와 수량을 다시 확인해 실입고하며, 업체불량이나 교환입고로 처리하지 않습니다.
실제 운영환경에서 확인해보세요.
쇼핑몰마다 판매채널, 상품 구성, 재고 운영 방식이 다릅니다. 피디온은 1개월 무료체험을 제공하므로 실제 주문과 재고 흐름에서 적합성을 확인할 수 있습니다.
1개월 무료체험 시작하기